حفاظت از اسناد و مدارك (قسمت دوم)
حفاظت از اسناد و مدارک عادی وطبقه بندی شده (قسمت دوم)
بخش سوم: ارزشیابی و تعیین طبقه بندی وعلامت گذاری
1- تعیین ارزش سند(طبقه بندی): مشخص کردن میزان و نحوه حفاطت از اسناد. طبقه بندی اسناد مهمترین وحساسترین قسمت اقدامات امنیتی محسوب میشود.
2- اصول طبقه بندی اسناد:
الف) میزان ضرر و زیانی که در نتیجه افشای غیر مجاز اسناد به کشور وارد می شود.
ب) میزان هزینه و نیروی انسانی که به خاطر حفظ اسناد مصرف می شود.
ج) مدت زمانی که برای حفظ و نگهداری اسناد لازم است.
3- طبقه بندی اجزاء و ضمائم سند: اجزاء، ضمائم و پیوست های هر سند از نظر طبقه بندی باید مشابه همان سند باشد.>> تبصره: در صورتی که ضمائم یک سند دارای طبقه بندیهای مختلفی باشد، باید بالاترین طبقه بندی را برای آن سند انتخاب کنیم.
4- تقلیل طبقه بندی چه زمانی انجام می شود: زمانی که از اهمیت وارزش اطلاعاتی موجود در آن سند از نظر منافع سازمان یا منافع ملی کاسته شده باشد. این کاهش اهمیت میتواند به علت مرور زمان، افشاء سند، تغییرات و... باشد.
5- نحوه علامت گذاری در طبقه بندی اسناد: نوع طبقه بندی باید بصورت نوشته یا مهر، با رنگ متفاوت ازمتن و بصورت درشت تر در ابتدای سند و بالا و پائین سند درج گردد.
عوامل زوال ارزش اولیه اسناد:
1- انجام وظیفه تعیین شده سند: وظیفه تعریف شده برای سند خاتمه یافته باشد.
2- نداشتن آثار مالی و حقوقی
3- تأثیرنداشتن در تصمیم گیریها
4- وجود نسخه های متعدد
5- خاتمه عملیات اجرایی
6- طی مرور زمانهای قانونی
7- انجام حسابرسی های قانونی
بخش چهارم: ثبت، چاپ ونشر، ارسال و بایگانی و نگهداری
1- درچرخش اسناد و مدارک طبقه بندی شده حتماً باید از افرادی استفاده شود که تعیین صلاحیت شده باشند.
2- به منظور افزایش ضریب حفاظتی وپیشگیری از هرگونه دسترسی غیر مجاز یا افشاء احتمالی رعایت اصول ذیل الزامی است:
الف) رعایت اصل محدودیت انتشار(واحدها وافراد کمتری آگاهی یابند)
ب) رعایت اصل حداقل اطلاعات (محتوای کمی از سند در اختیار واحدها و افراد گیرد)
ج) رعایت اصل صلاحیت (به افرادی تحویل داده می شود که صلاحیت حفاظتی آنها احراز شده باشد)
د) رعایت اصل نیاز (فقط افرادی آگاه شوند که برای انجام امورات محوله به آن نیاز دارند)
3- سوابق ومکاتبات اسناد و مدارک طبقه بندی شده اعم از ثبت، توزیع، چاپ و تکثیر، بایگانی و... بایستی در محل دبیرخانه محرمانه انجام شود.
4- هرچه تکثیر وتوزیع بیشتر باشد ضریب حفاظتی آن سند کمتر میشود، پس باید تکثیر وتوزیع به حداقل برسد.
5- اسناد طبقه بندی شده باید به تعداد گیرندگان تکثیر و پس از مطالعه توسط آنها به دبیرخانه>محرمانه عودت داده شود.
6- تکثیر اسناد طبقه بندی شده صرفاً باید توسط دبیرخانه محرمانه انجام شود و تکثیر توسط گیرندگان مجاز نمی باشد.
7- توزیع اسناد طبقه بندی شده باید بین افراد و واحدهایی انجام شود که مشمول شرایط دسترسی باشند.
8- در زمان تحویل و تحویل ثبت شماره، تاریخ سند، تاریخ دریافت، تاریخ عودت، مشخصات و امضاء تحویل گیرنده الزامی است.
9- ارسال اسناد محرمانه به روشهای زیر انجام میشود:
الف) ارسال از طریق نمابر(فاکس) در شرایط اضطرار، مشروط به اینکه دستگاه گیرنده در حالت خودکار نباشد.
ب) ارسال اسناد محرمانه اگر در داخل مجموعه باشد بایستی آن را داخل پاکت قرار داده و روی پاکت نام ومشخصات فرد یا قسمت گیرنده درج گردیده وبه مهر محرمانه ممهور گردد.
ج) ارسال اسناد محرمانه اگر به خارج از مجموعه صورت پذیرد، بایستی سند را داخل پاکت قرار داده و پس از درج مشخصات گیرنده در پشت پاکت و ممهور به مهر محرمانه نمودن آن، پاکت را نیز لاک ومهر نموده واز طریق پیک دبیرخانه محرمانه ارسال نمایند.
نکته: اگر محرمانه بود روی پاکت یک لاک ومهر، خیلی محرمانه 3عدد لاک ومهر، سری و بکلی سری 5عدد لاک ومهر، صورت میگیرد.>
گردآورنده: کیوان خانی مسئول آموزش و پژوهش دفتر حراست دانشگاه>>>
گردآورنده: کیوان خانی مسئول آموزش و پژوهش دفتر حراست دانشگاه>>>
