حفاظت از اسناد و مدارك (قسمت اول)
عنوان: حفاظت ازاسناد ومدارک عادی وطبقه بندی شده (قسمت اول)
مقدمه>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> اسناد ومدارک در هراداره، شرکت و سازمان محصول زحمات وفعالیت های پرهزینه وطاقت فرسای کارکنان در سالهای متمادی بوده که نتیجه عملکرد وحاوی اسرار مهم حیاتی نظام حکومتی آن کشور به شمار میرود. سهل انگاری، افشای غیر مجاز، بروز یا وقوع هرنوع تهدیدی علیه آن، ممکن است ضربات وخسارات زیاد وجبران ناپذیری را به سیستم ونظام حکومتی وبالطبع به جان وآبروی افراد حقیقی وحقوقی وارد نماید، که شاید ضرر و زیان وخسارت وارده هرگز قابل جبران نباشد. فلذا بدین جهت حفاظت و حراست از اسناد و مدارک، به ویژه اسناد طبقه بندی شده امری مهم، اساسی وقابل توجه جدی محسوب شده وبایستی در اولویت وظایف کاری بالاترین مقام، به ویژه مدیریت حراست آن مجموعه قرار گیرد.لازم به ذکر است سعی شده دراین بررسی ها موضوعات مربوط به اسناد وانواع آن ونحوه چاپ ونشر، ارسال ومراسلات، بایگانی ونگهداری و در نهایت امحاء آن واصطلاحات حیطه بندی، دسترسی غیر مجاز، افشاء ونحوه به کار بستن اصول حفاظتی در تأمین امنیت آن به صورت مختصر و مفید ارائه گردد.
بخش اول: تعاریف
البته برای سند و انواع آن تعاریف زیادی نوشته اند:
تعریف لغوی سند: در لغت به معنای تکیه گاه است ویا هرچیزی که بتوان به آن استناد کرد.
تعریف سند بر اساس قانون مدنی: عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع >قابل استناد باشد.
تعریف سند طبق تبصره ماده اول قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران: عبارتست از کلیه اوراق، مراسلات ، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط صوت وسایر اسناد که دردستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است وبطور مداوم و یا بطور غیر مداوم، در تصرف دولت بوده واز لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی، به تشخیص سازمان مزبور، ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.
سند از دیدگاه مدیریت اسناد: عبارتست از هر نوع اطلاعات ثبت شده در هر سازمان که به اشکال نوشتاری، دیداری، شنیداری، مغناطیسی، الکترونیکی و... قابل تنظیم وبهره برداری باشد. به قولی دیگر، سند از دیدگاه مدیریت اسناد، عبارتست از مدارک حاوی اطلاعات که به هر شکل و در هر قالب، در هر سازمان ایجاد ویا دریافت شده است.
تعریف مدرک: در بسیاری از موارد، مدرک وسند مترادف قلمداد میشوند، اما مدرک معنای وسیع تری دارد وآنرا اینگونه تعریف می کنند، هرشئی که حاوی اطلاعات باشد ویا بتوان با دقت وباریک بینی درآن، اطلاعاتی بدست آورد.
بخش دوم:انواع سند
1- انواع سند از نظر چرخه زندگی
الف)اسناد جاری: بطور مرتب ومستمر مورد مراجعه قرار میگیرد.
ب)اسناد نیمه جاری: گاه گاهی وبعضی اوقات به آنها مراجعه میگردد.
ج)اسناد راکد: بسیار کم وبه ندرت مورد مراجعه قرار میگرد.
2- انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
الف)اسناد رسمی:>مأ مورین رسمی قانونی و دولتی بر طبق ضوابط ومقررات صادر میشود.
ب)اسناد غیر رسمی: از سوی اشخاص غیر رسمی و بدون دخالت مأمورین رسمی و دولتی صادر میشود.
3- انواع سند از نظر محتوا وموضوع:
الف)اسناد اداری: دارای ارزش اداری بوده وسازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری می کند.
ب)اسناد مالی: به روابط مالی واعتبارات در ادارات باز میگردد.
ج)اسناد علمی وفنی
د)اسناد تاریخی
ه)اسناد فرهنگی
و)اسناد سیاسی
ز)اسناد اقتصادی وعمرانی
ح)اسناد نظامی
4- انواع سند از نظر درجه حساسیت وحفاظتی:>>>>
الف)اسناد عادی: افشای غیر مجاز آن مغایرتی با مصالح اداری سازمان ندارد.
ب)اسناد محرمانه: افشای غیر مجاز آن موجب اختلال در امور داخلی یک سازمان میشود.
ج)اسناد خیلی محرمانه: افشای غیر مجاز آن نظام امور سازمانها را مختل میکند.
د)اسناد سری: افشای غیر مجاز آن منافع عمومی وامنیت ملی کشور را دچار مخاطره میکند.
ه)اسناد بکلی سری: افشای غیر مجاز آن به اساس حکومت ومبانی دولت یک کشور ضرر میرساند.
5- انواع سند از نظر درجه اهمیت:
الف)اسناد حیاتی: اسناد ومدارکی که نگهداری از آنها برای ادامه حیات هر سازمان ضروری است.
>ب)اسناد مهم: اسناد و مدارکی که برای ادامه منظم فعالیتها مورد نیاز می باشد.
ج)اسناد مفید: اسناد و مدارکی که برای افزایش کارایی واثر بخشی هر سازمان ایجاد می شود.
د)اسناد غیر ضروری: سوابقی است که نقشی در تصمیم گیریها یا انجام وظایف اصلی دستگاه ایفا نمی کنند.
گردآورنده: کیوان خانی مسئول آموزش و پژوهش دفتر حراست دانشگاه
